Публикации


  • 31.05.2014 Договор аренды коммерческой недвижимости

    Договор аренды коммерческой недвижимости – документ, который обязательно должен соответствовать определенным требованиям, установленным законодательством.

  • 12.05.2014 Чтобы «забава» не превратилась в трагедию: практика почерковедческой экспертизы

    Кто хотя бы единожды не пробовал изменить свой или повторить чужой почерк? В качестве тренинга - это даже полезно. А если такая «забава» одного человека превращается в убытки другого без почерковедческой экспертизы не обойтись. Что она может?

  • 12.05.2014 Справка об отсутствии судимости

    Отсутствие судимости является одним из требований или условий для прохождения многих процедур назначения на определенную должность, в том числе государственную, или для получения специальных разрешений на ведение той или иной деятельности.

22.01.2014

Документоведение и архивоведение: принципы работы архива

Как хранят документы в архивах

Развитие активных отношений России с другими государствами в XVI веке дало толчок для унификации документов. В дальнейшем, осознавая историческую, правовую, научную важность документов стали издаваться законодательные акты, которые определяли правила и формы составления бумаг. Но сам термин «документоведение» появился в 1943 году. А первые архивы возникали при монастырях, церквях. Хранилищем служили огромные лари, отвечал за них особый человек – ларник.

Документоведение – относительно молодая наука, но она имеет международное признание. Документоведение связано с другими дисциплинами – музееведение, информатика, текстология. Но особо тесно связано оно с архивоведением.

Во избежание риска потери, для систематизации, сохранности информационных носителей необходима архивная обработка документов. Такой метод направлен на упорядочивание любой документации, которая является продуктом жизнедеятельности организаций, независимо от сферы работ.

Сегодня же жизнеспособность любой компании зависит от того, насколько эффективно работает система поиска, обработки, хранения огромного количества информации, носителем которой является документ. Обеспечение безупречной работы этого механизма отвечает за имидж предприятия. Сохранность информационных носителей избавит вас от неприятностей и штрафов.

Только опытному специалисту под силу провести экспертизу с целью определения ценности бумаг (научной, исторической, практической) и обозначить срок хранения. Выделить и создать дела по личному составу предприятия, распределить на постоянное или временное хранение, применяя научно-техническую обработку. А при необходимости даже провести полное восстановление.

Архивная обработка также подразумевает под собой систематизацию документации внутри одного дела:

  • подборка по датам составления;
  • выделение копий и повторов;
  • обеспечение заверительных подписей;
  • нумерация, опись листов;
  • оформление обложек, переплеты.

Именно архивные работники готовят дела для передачи на государственное хранение. И как уже выше было сказано, каждый документ имеет свой срок хранения, поэтому наступает момент, когда он должен быть уничтожен. Существует запрет на ликвидацию бумаг с долговременными, но истекшими сроками хранения без предварительной обработки. Такие дела должны быть подвержены обязательной экспертизе ценности и заактированы. Нет ни одной страны, которая бы не имела архивов. Любая страна может обойтись без разных отраслей, но не может обойтись без архивов.


Ключевые слова: архивная обработка документов